Intern reglement

Artikel 3 – Toegetreden leden

Alle verenigingen en instanties aangesloten bij Reuzen in Vlaanderen vzw hebben het statuut van toegetreden lid. Overeenkomstig artikel 6 van de statuten van Reuzen in Vlaanderen vzw hebben de toegetreden leden geen stemrecht op de algemene vergadering en zijn zij enkel aangesloten om te genieten van de activiteiten en de diensten van de vzw.

Alle toegetreden leden dienen:

1. De statuten en het intern reglement Reuzen in Vlaanderen te erkennen en na te leven;
2. De beslissingen van de Algemene vergadering, de Raad van bestuur, en het Dagelijks bestuur te erkennen en na te leven.

Elk toegetreden lid waarvan de houding, het gedrag, de geschriften, de gedragingen in het openbaar of het privéleven, onverenigbaar zijn met het doel van de vereniging of de goede faam ervan zou kunnen benadelen, kan overeenkomstig artikel 7 van de statuten worden uitgesloten.

Reuzen in Vlaanderen vzw heeft het recht toegetreden leden te accepteren en uit te sluiten.

Het dagelijks bestuur mag tot de beslissing van de algemene vergadering, de leden schorsen die zich schuldig hebben gemaakt aan inbeuken op de bepalingen van de statuten en/of intern reglement.

Artikel 4 – Lidgeld

Alle toegetreden leden betalen jaarlijks een lidgeld dat bepaald wordt door de raad van bestuur. De toegetreden leden worden jaarlijks in de loop van de maand november verzocht hun lidgeld te betalen voor het volgende kalenderjaar.

Een lidmaatschap loopt telkens van 1 januari tot en met 31 december.

HOOFDSTUK III – BESTUURSORGANEN binnen REUZEN IN VLAANDEREN

Artikel 5 – Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is zoals bepaald in artikel 18 van de stauten belast met de dagelijkse leiding en het bestuur van de vzw. Onder de leden zijn de taken als volgt verdeeld :

1. voorzitter : is belast met de algemene leiding van de federatie en het toezicht op de werking.
2. ondervoorzitter : is belast met het vervangen van de voorzitter, bij diens afwezigheid.
3. secretaris : is belast met de administratieve werking van de federatie.
4. penningmeester : is belast met de algemene boekhouding, de financiële verrichtingen en registratie. Hij verricht ALLE financiële verrichtingen namens Reuzen in Vlaanderen vzw.

Het aantal personen die deel uitmaken van het dagelijks bestuur kan volgens de bepalingen voorzien in de statuten en indien de noodwendigheden dit vereisen uitgebreid worden met andere personen.

Ter verduidelijking van artikel 18 van de statuten worden de volgende en eventuele andere taken verdeeld onder de leden van het dagelijks bestuur :

1. administratieve werking en boekhouding;
2. beheer van de verzekeringspolis;
3. aankopen, bestellingen, aanbestedingen, ... ;
4. beheer van de bezittingen van de vzw
5. contacten met de pers;

Vermits enkel leden van de Raad van bestuur tot het dagelijks bestuur kunnen behoren hebben de mandaten van het dagelijks bestuur dezelfde duur als de mandaten in de raad van bestuur, zijnde 5 jaar.

Het Dagelijks bestuur vergadert wanneer de situatie dat vereist.

Artikel 6 – Raad van bestuur

Conform artikel 16 van de statuten is de Raad van bestuur samengesteld uit de voorzitters van de provinciale afdelingen en eventuele door de Algemene Vergadering benoemde deskundigen.

De leden van de Raad van bestuur zetten zich volledig in om de doelstellingen zoals vermeld in artikel 3 van de statuten te realiseren.

De leden van de Raad van bestuur worden geacht zoveel als mogelijk de vergaderingen van de raad van bestuur, alsmede de algemene vergaderingen van de vzw bij te wonen.

De leden die een bestuursfunctie aanvaarden doen dit volledig belangeloos. Zij kunnen dus geen aanspraak maken op enig financieel voordeel.

De Raad van bestuur vergadert 4x per jaar (1x per trimester) op vooraf en per jaar bepaalde data.

Artikel 7 -  Algemene vergadering

Conform artikel 8 van de statuten is de Algemene Vergadering samengesteld uit de effectieve leden.

In aanvulling van 6 van de statuten kan een kandidaat-effectief lid opgenomen worden tot de Algemene vergadering van Reuzen in Vlaanderen indien hij/zij actief betrokken zijn bij de reuzencultuur in Vlaanderen en Brussel.

Hieronder wordt onder meer begrepen:

• Actief lidmaatschap van een reuzengilde of –vereniging;
• Een activiteit hebben als bouwer van reuzen, reuzenhoofden, kledij…;
• Actief zijn als onderkruyper of begeleider van reuzen;
• Deskundige, verzamelaar, …;
• …

De Raad van bestuur kan ook steeds kandidaten effectief lid voordragen aan de Algemene vergadering.

De Algemene vergadering vergadert 2x per jaar. Eenmaal in het de eerste jaarhelft  ter goedkeuring van de jaarrekening van het voorbije kalenderjaar en eenmaal in de tweede jaarhelft (bij voorkeur het laatste kwartaal) ter goedkeuring van het jaarplan van de Raad van bestuur en de bijhorende begroting.

HOOFDSTUK IV - PROVINCIALE AFDELINGEN

Artikel 8 - Samenstelling en werking

In aanvulling op artikel 3 paragraaf 10 bestaat Reuzen in Vlaanderen vzw uit 5 provinciale afdelingen. Elke provinciale afdeling bestaat uit minimum 3 leden en heeft volgende bestuursfuncties:

• Provinciale voorzitters

Zij worden in onderling overleg gekozen onder de provinciale bestuursleden en fungeren als de contactpersoon tussen de raad van bestuur enerzijds en de toegetreden leden hun provincie.

De provinciale voorzitters zijn de algemene vertegenwoordigers van Reuzen in Vlaanderen vzw in hun respectievelijke provincies en kunnen door de algemene  voorzitter gevraagd worden hem te vertegenwoordigen.

• Provinciale secretarissen

Zij worden in onderling overleg gekozen onder de provinciale bestuursleden en verzorgen in samenwerking met het algemeen secretariaat de administratie van hun provincie in verband met provinciale vergaderingen, ledenwerving, vertegenwoordiging op activiteiten, enz...

• Provinciale bestuursleden

De provinciale bestuursleden werken samen met de provinciale-voorzitter en -secretaris aan de provinciale werking in de provincie.

Artikel 9  - Opdracht van de provinciale afdelingen

De provinciale afdelingen hebben als opdracht de algemene doelstellingen van Reuzen in Vlaanderen vzw zoals deze in de statuten zijn vermeld in artikel 3, te realiseren in de 5 Vlaamse provincies.

Concreet betekent dit voor elk provinciaal bestuur:

• Het aanmoedigen van het lidmaatschap van de reuzenbeheerders bij de vzw Reuzen in Vlaanderen.
• Het inventariseren van bestaande en verdwenen reuzen in de provincie.
• Het verspreiden van alle kennis betreffende de reuzen in de provincie via eigen kanalen (vb. lokale pers, lokale websites) en via de kanalen van Reuzen in Vlaanderen vzw.
• Het organiseren van bijeenkomsten voor reuzenbeheerders, geïnteresseerden en daarbuiten.
• Het delen en bevorderen van onderzoek en documentatie inzake reuzencultuur ,  reuzen-tradities en -gebruiken.
• Het delen en bevorderen van de kennis over de aanmaak, het behoud en het beheer van reuzen.
• Het delen en bevorderen van contacten met organisatoren van reuzenevenementen in  de provincie
• Het aanmoedigen van de bouw van nieuwe reuzen in de provincie.
• Het inventariseren, opvolgen en ondersteunen van evenementen met reuzen in de provincie
• Het bevorderen van contacten tussen reuzengilden in de provincie
• Het adviseren van de plaatselijke overheden met betrekking tot alle aspecten die  verbonden zijn aan de reuzencultuur in de provincie.
• Het optreden als gesprekspartner voor de reuzengilden bij de provinciale en lokale overheden, pers en media.

De provinciale afdelingen zijn de ambassadeurs van Reuzen in Vlaanderen vzw op het terrein.

Afdeling 10 – Financieel

De provinciale afdelingen hebben geen eigen kas. De lidgelden worden geïnd door de raad van bestuur van Reuzen in Vlaanderen vzw. De financiële middelen van Reuzen in Vlaanderen vzw worden besteed in navolging van het jaarplan, jaarlijks opgemaakt door de raad van bestuur en goedgekeurd door de algemene vergadering.

HOOFDSTUK V – JAARLIJKSE FEDERATIEDAG

Artikel 11 – Doel

De jaarlijkse federatiedag heeft tot doel de reuzenverenigingen van Vlaanderen en Brussel samen te brengen in een ongedwongen en ontspannende sfeer ten einde de regionale contacten te bevorderen.

De federatiedag gaat jaarlijks door in een andere provincie. De provinciale afdelingen neemt het initiatief in de organisatie van de dag al dan niet in samenwerking met één of meerdere aangesloten verenigingen.

De federatiedag gaat door op telkens dezelfde dag in het jaar (vb. 1 zondag/zaterdag van een specifieke maand), bepaald door de raad van bestuur. Per uitzondering kan hiervan worden afgeweken.